De Kuyper Royal Distil­lers heeft een belang­rijke stap gezet in de vernieu­wing van zijn digitale funda­ment. Samen met SAP-partner Quinso koos het familie­be­drijf voor SAP S/​4HANA Cloud, public edition. De nieuwe oplos­sing vervangt een sterk gemodi­fi­ceerde en verou­derde ERP-omgeving. Daarmee vergroot De Kuyper zijn wendbaar­heid, stroom­lijnt het de inter­na­ti­o­nale operatie en legt het de basis voor verdere groei en innovatie.

De Kuyper is ’s werelds grootste produ­cent van ‘cocktail creations’ zoals cocktail­li­keuren en ready to serve cocktails voor profes­si­o­neel als thuis­ge­bruik. Het behoort tot de oudste familie­be­drijven van Neder­land. Het bedrijf werd opgericht in 1695 en is nog altijd in handen van de familie De Kuyper. Vanuit het hoofd­kan­toor in Schiedam expor­teert De Kuyper zijn producten naar meer dan honderd landen wereldwijd.

Positief verrast

Voorheen werkte De Kuyper met een in eigen beheer ontwik­kelde ERP-oplos­sing met veel maatwerk en weinig contact met de leveran­cier. “Onze systemen hielden ons tegen”, zegt Niels Valken­burg, Global Opera­tions Director bij De Kuyper. “Ze waren gebruiks­on­vrien­de­lijk, ontoe­gan­ke­lijk voor nieuw perso­neel en eigen­lijk al jaren aan vervan­ging toe. We hebben de beslis­sing lang uitge­steld, maar uitein­de­lijk was het onhoudbaar.”

Met SAP S/​4HANA Cloud beschikt De Kuyper nu over een modern ERP-systeem dat volledig draait op standaarden. Alleen voor enkele sector­spe­ci­fieke accijns­pro­cessen werd een extensie ontwik­keld. De exten­sies zijn in SAP public cloud zelf gebouwd via de mogelijk­heden die SAP daarin biedt. “Wat mij positief verraste, is dat 98 procent van onze processen in de standaard past”, aldus Valken­burg. “We wilden absoluut af van maatwerk, en dat is gelukt.”

Duidelijke keuzes en strak projectmanagement

Samen met Quinso bracht De Kuyper in kaart welke processen busines­skri­tisch zijn. Alleen die werden meege­nomen in de imple­men­tatie. Andere processen zijn bewust buiten het systeem gehouden. “We hebben een streep getrokken: wat moet mee, wat niet? Die disci­pline was essentieel.”

Het imple­men­ta­tie­tra­ject duurde acht maanden, inclu­sief vakan­ties – een uitzon­der­lijk korte periode voor een ERP-trans­for­matie. De Kuyper werkte hiervoor met een vast project­team dat drie dagen per week fulltime aan het project werkte, aange­vuld met backfill voor dagelijkse taken. “We hebben onze meest deskun­dige mensen vrijge­maakt en daarvoor een eigen projec­t­ruimte ingericht. Daardoor konden we echt meters maken”, zegt Valkenburg.

Betrokkenheid van medewerkers als succesfactor

De grootste uitda­ging lag niet in de techno­logie, maar in de veran­der­aanpak. “De nieuwe werkwijze betekende een forse omslag, vooral voor collega’s die al jaren werkten met het oude systeem”, vertelt Valken­burg. Door gebrui­kers vanaf het begin te betrekken en veel aandacht te besteden aan training en commu­ni­catie, werd die weerstand succesvol omgebogen.

Richting de go-live werd de rest van de organi­satie actief betrokken via eindge­brui­kers­trai­ningen en interne kennis­over­dracht. “Het moment waarop mensen zelf merkten dat een maand­af­slui­ting ineens soepel verliep, was goud waard. Dat gaf vertrouwen in de nieuwe oplossing.”

Cruciale rol voor datakwaliteit

De samen­wer­king met SAP-partner Quinso was volgens De Kuyper essen­tieel voor het succes van de imple­men­tatie. “We spraken dezelfde taal, zowel zakelijk als cultu­reel”, zegt Valken­burg. “Quinso bracht niet alleen techni­sche exper­tise, maar ook een pragma­ti­sche aanpak en een scherp oog voor wat werkt binnen een organi­satie als de onze. Hun consul­tants waren vanaf dag één fysiek bij ons op locatie, drie dagen per week. Dat maakte het verschil: we vormden één team.”

Ook op het gebied van datami­gratie en master­data speelde de samen­wer­king een doorslag­ge­vende rol. De overgang naar SAP S/​4HANA betekende niet alleen een techni­sche migratie, maar ook een funda­men­tele herzie­ning van hoe data georga­ni­seerd en beheerd worden binnen De Kuyper. “We hebben van tevoren enorm veel tijd gestoken in het opschonen van onze data. Ons oude systeem zat vol vervui­ling: dubbele artikelen, verou­derde stuklijsten, irrele­vante gegevens die ooit voor eenmalig gebruik waren aange­maakt”, legt Valken­burg uit.

Toewijding

Ook vanuit imple­men­ta­tie­partner Quinso wordt terug­ge­keken op een bijzonder project. “Wat dit traject uniek maakte, was de toewij­ding van De Kuyper”, zegt Mark Kokkeler, Business Consul­tant bij Quinso. “Ze zeiden niet alleen dat ze hun meest ervaren mensen beschik­baar zouden stellen, ze déden het ook. We hebben echt als één team geope­reerd, met korte lijnen en veel weder­zijds vertrouwen.”

De keuze voor SAP S/​4HANA Cloud public edition was volgens Quinso logisch, gezien de ambities van De Kuyper. “Voor een innova­tieve, inter­na­ti­o­nale speler met groei­am­bi­ties past de public cloud perfect. Het systeem is toekomst­ge­richt, altijd up-to-date en vraagt om minimale maatwerk­uit­brei­ding. Samen hebben we die standaard­be­na­de­ring strikt bewaakt, en dat heeft zijn vruchten afgeworpen.”

Grip en gebruiksgemak

De voordelen van de nieuwe ERP-omgeving tekenen zich inmid­dels steeds scherper af. Er staat sinds de live-gang op 1 november een geïnte­greerd platform voor alle kernpro­cessen, waaronder productie, voorraad­be­heer, verkoop, finance en inter­com­pany-trans­ac­ties tussen de verschil­lende BV’s en produc­tie­lo­ca­ties. “De processen vormen nu echt één geheel”, consta­teert Valken­burg tevreden. “Voorheen was er veel afstem­ming per e‑mail of in Excel nodig. Nu loopt alles automa­tisch door het systeem.”

De voordelen zijn vanaf dag één merkbaar. “Onze maand­af­slui­tingen verlopen soepeler, we hebben direct inzicht in knelpunten en kunnen sneller ingrijpen”, vult Jelle Walboo­mers, Group CFO, aan. “Infor­matie is eenduidig en realtime beschik­baar. Dat helpt enorm in onze dagelijkse operatie én in managementbesluitvorming.”

Rust en overzicht

Ook het gebrui­kers­gemak is signi­fi­cant toege­nomen. “Taken die eerder veel handwerk vereisten, verlopen nu geauto­ma­ti­seerd”, aldus Valken­burg. “Dat geeft rust en overzicht. Vooral jongere medewer­kers – die vanuit eerdere werkge­vers gewend zijn aan moderne systemen – reageren erg positief op de gebruiks­vrien­de­lijk­heid van SAP.”

De beschik­baar­heid van betrouw­bare data op één centrale plek maakt boven­dien verdere innovatie mogelijk. “We bouwen nu verder aan onze repor­ting-omgeving en verkennen hoe we AI en andere geavan­ceerde mogelijk­heden uit S/​4HANA kunnen inzetten voor bijvoor­beeld geauto­ma­ti­seerde analyses en procesop­ti­ma­li­satie”, besluit Walboomers.

Van jenever naar cocktails

De vernieu­wing van het ERP-landschap past binnen een bredere trans­for­matie van De Kuyper. “We zijn al sinds 1695 een familie­be­drijf en in die 330 jaar zijn we continu blijven innoveren”, zegt Valken­burg. “Waar we ooit begonnen met jenever, ligt onze focus nu op kwali­ta­tieve cocktail creations. We zijn alleen nog maar bezig met cocktails, van likeuren tot ready-to-serve cocktails en dat vraagt ook om een modern systeem dat met ons meegroeit. Met SAP S/​4HANA Cloud hebben we dat gevonden.”