Begin dit jaar leidden beweringen dat AI-agents de afhan­ke­lijk­heid van tradi­ti­o­nele software konden vermin­deren tot een zogenaamde ‘SaaS-pocalyps’ op Wall Street. Terwijl beleg­gers zich zorgen maakten over de mogelijke waarde­da­ling van aandelen van SaaS-leveran­ciers, was de reactie op direc­tie­ni­veau heel anders. Managers zagen namelijk geen dreiging, maar juist een kans om hun afhan­ke­lijk­heid van softwa­re­le­ve­ran­ciers te vermin­deren, workflows te stroom­lijnen en de kosten van overbo­dige software te verlagen.

De finan­ciële markten gingen alweer snel over tot de orde van de dag nadat beleg­gers zich reali­seerden dat hun angsten overdreven waren, maar de kans voor bedrijven om hun omgeving te optima­li­seren blijft bestaan. Het aantal gebruikte appli­ca­ties is de afgelopen jaren juist breder geworden in plaats van slanker, omdat meer nieuwe zijn toege­voegd dan oudere uitgefaseerd.

Het terug­dringen van de SaaS-wildgroei en identi­fi­ceren hoe AI-agents de processen kunnen stroom­lijnen, is inmid­dels een priori­teit op direc­tie­ni­veau. Mede vanwege de gerela­teerde cyber​ri​si​co’s. Een groeiend aantal organi­sa­ties erkent de omvang van het probleem, maar de grotere uitda­ging is het uitstip­pelen van de route naar een oplossing.

Waar zitten de werkelijke kosten?

De meest voorko­mende verborgen kosten zijn zombieli­cen­ties door een ongecon­tro­leerde softwa­re­groei. Dat zijn vergeten SaaS-abonne­menten, die kwartaal na kwartaal automa­tisch worden verlengd en zonder toezicht budgetten opslokken. Gartner ontdekte dat 30% van de SaaS-licen­ties ongebruikt of onder­benut blijft, wat leidt tot veel overbo­dige kosten.

Naast te hoge kosten brengt de groei aan software ook een verborgen produc­ti­vi­teits­ver­lies en securi​ty​ri​si​co’s met zich mee. Teams die dubbel werk verrichten op meerdere platformen en einde­loos schakelen tussen tools, vertragen de produc­ti­vi­teit zonder dat het zicht­baar wordt op de balans. Organi­sa­ties met een gefrag­men­teerde IT-omgeving doen er gemid­deld zo’n 72 dagen langer over om een datalek te ontdekken, en 84 dagen langer om dit in te dammen.

Het dieper­lig­gende probleem is dat SaaS-appli­ca­ties werkzaam­heden vaak ordenen in plaats van elimi­neren. Leads moeten nog steeds worden doorge­stuurd, tickets vereisen triage en facturen moeten worden afgestemd. Die taken verdwijnen niet met SaaS, maar worden herver­deeld over meer tools, wat opnieuw kosten met zich meebrengt. Voordat organi­sa­ties deze verspil­ling kunnen aanpakken, moeten ze eerst een stap terug­zetten om hun portfolio aan software in kaart te brengen en een helder beeld te krijgen van het licen­tie­ge­bruik. Dit stelt ze in staat om overbo­dige licen­ties te identi­fi­ceren en te bepalen waar conso­li­datie nodig is.

Roadmap naar consolidatie

Effec­tieve conso­li­datie vereist een brede blik binnen de hele organi­satie op de SaaS-uitgaven, gebruiks­pa­tronen en de wijze waarop teams samen­werken, in plaats van alleen te vertrouwen op inkoop­ge­ge­vens of leveran­ciers­con­tracten. Business­ma­na­gers moeten elke tool kunnen beoor­delen op basis van hoe deze daadwer­ke­lijk wordt gebruikt in plaats van de theorie, met helder inzicht in wie op de tool steunt, hoe vaak deze wordt gebruikt en of de tool een doel dient waaraan geen andere in gebruik zijnde software invul­ling kan geven.

Pas als dat beeld helder is, kunnen organi­sa­ties overlap­pende functi­o­na­li­teiten in kaart brengen, tools met een lage waarde identi­fi­ceren en conso­li­deren zonder in te leveren op de produc­ti­vi­teit of integri­teit van kernsys­temen. Beginnen met het schrappen van licen­ties zonder dit funda­ment te leggen, zorgt ervoor dat conso­li­da­tie­po­gingen vastlopen of averechts werken. Als het goed wordt gedaan, is conso­li­datie onzicht­baar voor de mensen die afhan­ke­lijk zijn van appli­ca­ties. Wordt het slecht uitge­voerd, dan ontwricht het juist de workflows die het moest verbeteren.

AI-agents veranderen vergelijking

Volle­dige zicht­baar­heid in hun software-omgeving helpt organi­sa­ties ook om de volgende stap te zetten door te identi­fi­ceren waar AI-agents werk kunnen overnemen, in plaats van mensen alleen te helpen bij het beheer ervan. Binnen business intel­li­gence en analy­tics kunnen agents bijvoor­beeld zelf vragen beant­woorden in plaats van medewer­kers door SaaS-dashboards te leiden. Ook kunnen ze taken dynamisch coördi­neren over verschil­lende platforms, of dat nu gaat om de klanten­ser­vice, het verplaatsen van data tussen systemen zoals ERP en CRM, of het bieden van realtime aanbe­ve­lingen voor supply chain‑, risico- en financieelmanagement.

Als ‘agentic AI’ in deze context wil slagen, hebben organi­sa­ties een execu­tie­laag nodig die hun hele techno­lo­gie­land­schap en SaaS-appli­ca­tie­stack omspant. Kernplat­formen moeten systemen van registratie blijven, terwijl AI-agents het actie­sys­teem worden dat workflows orches­treert en taken uitvoert over meerdere appli­ca­ties en systemen. Het zwaar­te­punt verschuift daardoor van het beheren van softwa­re­plat­formen naar het optima­li­seren van de bedrijfsresultaten.

Voorop blijven lopen in het AI-tijdperk

Naarmate de adoptie van AI zich verder ontwik­kelt, zullen organi­sa­ties een bredere struc­tu­rele verschui­ving onder­gaan naar slankere, meer op agents gebaseerde bedrijfs­mo­dellen. Het risico is dat na verloop van tijd dezelfde hiaten in het gover­nance-beleid die leidden tot de wildgroei van SaaS, een verge­lijk­baar effect sorteren bij AI-agents, wat de beoogde effici­ën­tie­winst teniet zal doen. Om een nieuwe golf aan overbo­dige software te voorkomen, is dezelfde zicht­baar­heid vereist in het gebruik van AI-functies, onder­steund door beleid waarmee continu te beheren is hoe en waar agents worden ingezet, zodat ze uit te schakelen zijn als ze overbodig worden.

De paniek rond de SaaS-pocalyps is al wel geluwd, maar de geleerde lessen blijven overeind. Een belang­rijke conclusie is niet dat software-appli­ca­ties op het punt staan te verdwijnen, maar dat AI-agents organi­sa­ties een trans­for­me­rend mecha­nisme bieden om overbo­dige licen­ties te saneren waar ze eerder mee hebben leren leven. Voor lange­ter­mijn succes moeten organi­sa­ties zich focussen op de zicht­baar­heid, verant­woor­dings­plicht en het behouden van grip op waar hun inves­te­ringen in software en AI de meeste toege­voegde waarde en impact opleveren.

Auteur: Sanjay Salunkhe, Presi­dent & Global Head – Digital & Software Services bij Hexaware